HomePrivacyverklaring collecte

Privacyverklaring collecte

In deze privacyverklaring leggen we uit hoe het Nationaal MS Fonds omgaat met de (persoons)gegevens van haar vrijwilligers van de collecte, te weten collectanten, collectecoördinatoren en assistenten. Zodoende kun je door het lezen van deze verklaring, op de hoogte zijn van de verwerking van je persoonsgegevens van jou als (toekomstig) collectevrijwilliger. Informatie over de gegevensverwerking van de digitale collectebus vind je hier.

Doel

Het Nationaal MS Fonds gebruikt de (persoons)gegevens van haar vrijwilligers uitsluitend in het kader van de organisatie van de jaarlijkse collecteweek van het Nationaal MS Fonds. Uiteraard houden wij onze vrijwilligers ook graag op de hoogte van onze overige acties en evenementen, maar alleen indien en voor zover je dit op prijs stelt.

Persoonsgegevens

Het Nationaal MS Fonds verzamelt van haar vrijwilligers: voor- en achternaam, geslacht, adres, geboortedatum, telefoonnummer en e-mailadres en eventueel de manier waarop ze bij het Nationaal MS Fonds zijn gekomen en de reden van beëindigen van hun vrijwillige inzet. Het Nationaal MS Fonds verkrijgt deze persoonsgegevens rechtstreeks van haar vrijwilligers bij de aanmelding als collectant, assistent en collectecoördinator.

Doeleinden

De aanmeldingen van de collectanten worden gedeeld met de coördinator in zijn/haar woonplaats. Dit gaat via de online Collecte Community van het Nationaal MS Fonds. De reden hiervoor is dat de coördinator van het gebied waarin de collectant actief is, contact kan opnemen en onderhouden met de collectanten. Coördinatoren en eventuele assistenten kunnen in hun gebied de naam, de aanhef, het telefoonnummer en het e-mailadres van de collectant zelf wijzigen.

Het Nationaal MS Fonds maakt tijdens de collecteweek gebruik van legitimatiekaarten die de collectanten kunnen tonen aan de bewoner waar zij aanbellen. De gegevens op de legitimatiekaart (voornaam, achternaam, adres, woonplaats, geboortedatum, naam, e-mail en telefoonnummer van de coördinator) worden doorgegeven aan een externe drukker, die de kaarten drukt. Soms werken we met blanco legitimatiekaarten, die door de collectanten en collectecoördinator handmatig worden aangevuld met contactgegevens.

Het Nationaal MS Fonds ontvangt na afloop van de collecte via de online Collecte Community, ingevoerd door de coördinator, de opbrengst per collectant, de collectestaat, het stortingsbewijs en een specificatie van de gemaakte kosten van de collectecoördinator. Stortingen via de QR- code zijn inzichtelijk voor de coördinator via de online Collecte Community. Hiernaast worden de persoonsgegevens gebruikt om de collectevrijwilligers op de hoogte te stellen via de mail en af en toe de post, over de voorbereidingen van de collecte. De verstrekte informatie is essentieel voor een goed verloop van de collecte. Daarnaast kunnen de collectevrijwilligers gebeld worden naar aanleiding van de collecte om hen bijvoorbeeld te bedanken, te informeren of om hen te vragen of ze een volgend jaar weer mee willen doen of van functie zouden willen veranderen.

De volgende gegevens worden verwerkt in de online Collecte Community:

  • Naam, adres, woonplaats, telefoonnummer en e-mailadres van collectecoördinatoren, collectanten en assistenten;
  • Naam collectegebied;
  • Collecteopbrengst in totaal en per collectant;
  • Aantal collectanten.

Bewaartermijnen

De collecteadministraties vallen onder de wettelijke bewaartermijn en worden zeven jaar bewaard.
Het Nationaal MS Fonds bewaart de persoonsgegevens van haar vrijwilligers nog vijf jaar na afloop van de landelijke collecteweek. In geval er sprake is van een (donateurs)relatie kan het zijn dat je persoonsgegevens (tevens) om die reden bewaard blijven.

Collecteprotocol

Stichting Collecteplan heeft in 2007 het Collecteprotocol opgesteld met richtlijnen en afspraken om de betrouwbaarheid en kwaliteit van de collecte te waarborgen. Het Nationaal MS Fonds heeft zich hieraan gecommitteerd. In de laatste versie (zomer 2018 ) van het Collecteprotocol is extra aandacht voor de AVG.

Verwerkers

In het kader van de organisatie van de collecte wordt samengewerkt met diverse partijen, denk aan: een drukker, een verzendhuis, een telemarketingbureau, de aanbieder van het betalen met iDeal-QR. Met deze partijen zijn passende afspraken gemaakt op o.a. het gebied van gegevensbescherming van onze vrijwilligers, voor zover zij ook persoonsgegevens van onze vrijwilligers verwerken.

Privacy rechten

Je hebt verschillende rechten als het gaat om het gebruik van je persoonsgegevens. Zo kun je het Nationaal MS Fonds verzoeken om de gegevens die wij van je gebruiken in te zien. Ook kun je ons vragen deze gegevens te wijzigen of te verwijderen uit onze systemen, of het gebruik van jouw gegevens beperken of in een technisch formaat op te sturen (recht op dataportabiliteit).

Als je gebruik wilt maken van jouw privacy rechten, dan kun je contact opnemen met het Nationaal MS Fonds via onderstaande contactgegevens.

Voordat we je aanvraag in behandeling nemen, is het Nationaal MS Fonds verplicht je identiteit te verifiëren. Daarvoor kan het Nationaal MS Fonds telefonisch contact met je opnemen. Het Nationaal MS Fonds handelt privacy verzoeken zo snel mogelijk maar uiterlijk binnen een maand af.

Sommige gegevens kan het Nationaal MS Fonds niet verwijderen, bijvoorbeeld in het geval van een financiële relatie (gift, donatie) en de fiscale bewaarplicht van zeven jaar.

Bezwaar

Het Nationaal MS Fonds houdt haar vrijwilligers graag op de hoogte van haar overige fondsenwervende activiteiten en evenementen. Mocht je hier bij nader inzien toch geen prijs op stellen, kan je eenvoudig bezwaar maken. Onderaan onze corporate nieuwsbrieven kun je je bijvoorbeeld direct afmelden via de uitschrijflink onderaan elke nieuwsbrief. Collectenieuwsbrieven zien wij als noodzakelijk in verband met je functie als collectevrijwilliger. Als je hierover vragen hebt, kun je contact met ons opnemen via onderstaande contactgegevens.

Beveiliging

Het Nationaal MS Fonds zorgt voor adequate beveiligingsmaatregelen ter bescherming van de persoonsgegevens van de collectevrijwilligers. Denk onder andere aan: een geheimhoudingsplicht voor alle collectecoördinatoren en het beveiligde aanmeldformulier op de website (SSL). Het Nationaal MS Fonds waarborgt dat derde partijen (verwerkers ) – die ten behoeve van het Nationaal MS Fonds gegevens verwerken – tevens beschikken over een passend niveau van (informatie)beveiliging.

Vragen

Vragen of opmerkingen over deze privacyverklaring of over hoe het Nationaal MS Fonds omgaat met (persoons)gegevens kunnen ingediend worden via onderstaande contactgegevens. Je kan ook direct contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wijzigingen

Wij behouden ons het recht voor om wijzigingen aan te brengen in deze privacyverklaring. Controleer daarom regelmatig deze privacyverklaring.

Contactgegevens

Als je vragen of opmerkingen hebt over deze privacyverklaring van het Nationaal MS Fonds, dan kun je contact opnemen met: Nationaal MS Fonds, Industrieweg 130C, 3044 AT Rotterdam of neem via [email protected] of (010) 591 98 39 contact met ons op. Voor specifieke vragen over de collecte, kun je contact opnemen met het collecteteam via [email protected].

September 2020